Удостоверение равнозначности электронного документа документу на бумажном носителе и наоборот

Удостоверение равнозначности электронного документа документу на бумажном носителе и наоборот: что это и как получить у нотариуса

С развитием электронного документооборота в Беларуси всё чаще требуется официально подтвердить, что электронный документ и его бумажный «двойник» - это, по сути, один и тот же документ. Такую услугу оказывают нотариусы. Разберём, в чём суть этого нотариального действия, кто может к нему обратиться, как проходит сама процедура и в каких жизненных ситуациях она применяется.

Что такое удостоверение равнозначности документов

Речь идёт о двух «зеркальных» нотариальных действиях:

удостоверение равнозначности электронного документа документу на бумажном носителе - нотариус создаёт электронный документ, который по юридической силе приравнивается к представленному бумажному оригиналу;
удостоверение равнозначности документа на бумажном носителе электронному документу - обратная ситуация: на основании представленного электронного документа нотариус выдаёт бумажный документ, имеющий такую же юридическую силу.

Кто может обратиться к нотариусу

Обратиться за совершением этого нотариального действия может любой гражданин или представитель юридического лица, причем он может не являться владельцем этого документа.

Как удостоверяется равнозначность электронного документа бумажному

Если нужно получить электронный документ, равнозначный имеющемуся бумажному, процедура выглядит так:

Нотариус изготавливает электронный образ бумажного документа - фотокопирует (сканирует) его с соблюдением требований к качеству: чёткость текста и изображений, отсутствие бликов, теней и посторонних предметов на листе, сохранение всех внешних особенностей оригинала (включая обороты листов с пометками, штампами, нумерацией). Чёрно-белым отображение может быть только в том случае, если сам оригинал чёрно-белый; при наличии цветных элементов - подписей, печатей, гербовой символики - копия делается цветной.
В тот же файл включается электронное отображение удостоверительной надписи, оформленной на отдельном листе.
Все страницы объединяются в единый файл формата PDF/A1 или PDF/A2 - эти форматы предназначены для долговременного архивного хранения документов.
Готовый файл подписывается электронной цифровой подписью нотариуса.
Документ выдаётся заявителю на электронном носителе, как правило, USB-флеш-накопителе, а при наличии у нотариуса технических возможностей допускается и иной носитель. Способ выдачи фиксируется нотариусом в реестре регистрации нотариальных действий со слов заявителя.

Как удостоверяется равнозначность бумажного документа электронному

Обратная процедура применяется, когда у заявителя есть электронный документ, а требуется получить его бумажный аналог с той же юридической силой:

Заявитель предоставляет нотариусу электронный документ на электронном носителе информации (USB-флеш-накопитель или другой носитель, если позволяют технические возможности нотариальной конторы).
Нотариус проверяет электронную цифровую подпись документа и соблюдает требования, установленные пунктами 4–7 Положения о порядке удостоверения формы внешнего представления электронного документа на бумажном носителе, утверждённого постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 20 июля 2010 г. № 1086.
На полученном бумажном документе совершается удостоверительная надпись.
Исходные данные, представленные заявителем, а также результаты проверки электронной цифровой подписи хранятся в единой электронной системе.

Есть ли ограничения по представляемым документам

Не допускается удостоверение равнозначности в отношении сделок, заключенных в простой письменной форме, а также документов, которые удостоверяют личность, например, паспорта, ID-карты.

Зачем нужна эта услуга: примеры из практики

Удостоверение равнозначности позволяет переводить документы из одного формата в другой без потери их подлинности, то есть документ существует одновременно в двух формах: электронной и бумажной с одинаковой юридической силой.

На практике удостоверение равнозначности это:

представительство без риска потери оригинала: электронную доверенность можно предъявлять в банках, государственных органах, контрагентам - везде, где принимают электронные документы;
мгновенная передача на расстояние. К примеру, доверенность можно отправить представителю по электронной почте или мессенджером в любую точку страны;
формирование портфеля подлинных документов в электронном виде для последующего хранения, использования, к примеру, для осуществления административных процедур через портал Е-Паслуга.

Версия для печати