Свидетельствование верности копий документов и выписок из документов, копии с копии документа
Во многих случаях нотариально засвидетельствованная копия документа будет иметь такую же юридическую силу, что и оригинал его. Свидетельствование верности копий документов и выписок из них - одно из самых распространенных нотариальных действий, предусмотренных Законом Республики Беларусь «О нотариате и нотариальной деятельности».
Засвидетельствовать верность копий документов и выписок из них могут нотариусы, должностные лица загранучреждений (дипломатические агенты дипломатических представительств Республики Беларусь в случае выполнения консульских функций дипломатическими представительствами Республики Беларусь и консульские должностные лица консульских учреждений Республики Беларусь), уполномоченные должностные лица местных исполнительных и распорядительных органов. Важно помнить о том, что уполномоченные должностные лица местных исполнительных и распорядительных органов не имеют права оформлять копии документов, предназначенных для действия за пределами Республики Беларусь.
Для того, чтобы нотариус, должностное лицо загранучреждений, уполномоченное должностное лицо местных исполнительных и распорядительных органов засвидетельствовали верность копии документа и выписки из него необходим оригинал документа, копию которого хотят засвидетельствовать, а также документ удостоверяющий личность. Представленный документ должен не противоречить законодательству и содержать все необходимые реквизиты.
Верность копии документа, исходящего от гражданина, свидетельствуется в тех случаях, когда подлинность его подписи на документе засвидетельствована нотариусом, уполномоченным должностным лицом, должностным лицом загранучреждения.
Не свидетельствуются копии документов и выписки из документов, если свидетельствование копий запрещено законодательством в частности, документы, содержащие сведения, не подлежащие разглашению в силу их секретности и имеющие гриф «секретно» или совершенно секретно», либо, когда в тексте документа содержится отметка о запрещении свидетельствования копии с него (копированию не подлежит).
Не подлежат свидетельствованию копии брошюр, газетных публикаций и других печатных изданий.
Не могут быть засвидетельствованы копии с документов, представляющих собой изложение сделки, заключенной между физическими лицами или с участием физических лиц, в простой письменной форме.
Не допускается свидетельствование верности копий с документов, выданных органами, регистрирующими акты гражданского состояния, и архивами органами, регистрирующих акты гражданского состояния, главных управлений юстиции облисполкомов, Мингорисполкома, если в них имеются исправления, в том числе оговоренные.
Верность копии приложения к диплому, выданного в виде выписки итоговых отметок (выписки из зачетно-экзаменационных ведомостей, выписки из зачетной ведомости), свидетельствуется только при предъявлении диплома.
Свидетельствование верности выписки из документа осуществляется тогда, когда оригинал содержит решения нескольких отдельных не связанных между собой вопросов. В выписке отражается полный текст части документа по определенному вопросу и текст части такого документа, содержащий сведения, позволяющие идентифицировать этот документ.
В некоторых случаях можно обойтись без оригинала документа и засвидетельствовать копию с копии документа. Верность копии с копии документа свидетельствуется только нотариусом и при условии, что верность копии документа засвидетельствована в нотариальном порядке или копия документа выдана юридическим лицом, от которого исходит подлинный документ, при этом копия документа, выданная юридическим лицом, должна быть изготовлена на бланке этого юридического лица и содержать запись о том, что подлинный документ храниться в делах данного юридического лица, а также должна быть заверена подписью руководителя юридического лица.
За свидетельствованием копии документа или выписки из документа, копии с копии документа вправе обратиться любое лицо, в том числе не являющееся владельцем документа.